Kịch bản thuyết trình: Giao tiếp kinh doanh

Mở đầu:

Mai: Lời đầu tiên mà nhóm Orulez muốn gửi đến Cô và toàn thể các bạn đang có mặt tại đây: đó chính là lời chào nồng nhiệt nhất. Và tôi tên là Tô Trúc Mai (hiện đang học tại KD1), sẽ là người mở đầu cho buổi thuyết trình ngày hôm nay. Và đây là những thành viên còn lại của nhóm. Xin các bạn hãy cho chúng tôi một tràn pháo tay thật nồng nhiệt dc k ạ?

Clapppppp…..

Để bắt đầu cho buổi thuyết trình ngày hôm nay, cho phép tôi xin được hỏi các bạn một câu ạh?

“Có bao giờ bạn thắc mắc mình luôn phải học môn Văn hồi phổ thông?”

“Và có bao giờ bạn cảm thấy ngán ngẩm với môn học này k ạ?”

• Mai mời ai đó trả lời, và sau đó…Mai dựa vào câu trả lời của ng ta để hòi tiếp…

Vâng, đúng là như vậy. Ở trường phổ thông, Văn luôn chiếm một vai trò quan trọng và có thể nói vui là “cực kì wan trọng” với chúng ta…Để đạt loại Giỏi, để đậu Tốt nghiệp…Hay là để học cái nghĩa –cái lễ, để hình thành nên tính cách của con người mình…Tuy nhiên, nếu quan sát một cách thực tế nhất, học Văn chính là chúng ta đang học một Kĩ năng – một kĩ năng vô cùng quan trọng trong đời sống của chúng ta…Vâng, đó chính là Kĩ năng Viết.

Do đó, nó luôn được xếp là môn học chính. Cho dù có lẽ những năm phổ thông đã khiến bạn hay cả chính tôi không nhận ra được tầm wan trọng đó. Tuy vậy, khi đã bước vào khoảng trời Đại học (lĩnh vực Kinh tế), khi chúng ta chỉ còn 2 năm nữa là bước vào đời với những điều rất thực tế thì sẽ k là quá ngoa khi chúng ta Buộc phải đề cao kĩ năng này. Bởi lẽ theo nghiên cứu của nước Mỹ vào những năm 80 (Tk 20), có đến 44% thời gian làm việc của họ sử dụng kĩ năng Viết và có đến 98% trong số đó đã khẳng định rằng: “kĩ năng viết là quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến việc thăng tiến và thành công trong công việc của họ”.

Hãy thử xét về sự quan trọng của Kĩ năng viết sẽ như thế nào trong kinh doanh? Có lẽ nó sẽ luôn được xếp thứ 2 trong những kĩ năng của Giao tiếp kinh doanh: sau kĩ năng Nói. Tuy nhiên, nếu xét về tính pháp lí, sẽ không thể gạt bỏ sức ảnh hưởng to lớn của Kĩ năng không lời này, kể cả trong hầu hết mọi trường hợp, nó sẽ là nhân tố quyết định cho tất cả. Và cho dù cũng là vận dụng kĩ năng Viết, nhưng Viết ở đây sẽ hoàn toàn khác với Viết bình thường, nó đòi hỏi những đặc điểm riêng cho riêng lĩnh vực của chúng ta. Sẽ hoàn toàn k dễ dàng để viết Hiệu quả, để có thể truyền đạt thông tin đến KH, nhân viên, đối tác..nếu chúng ta k biết vận dụng đúng cách.

Và đó cũng chính là chủ đề mà chúng tôi muốn gửi đến các bạn ngày hôm nay. Chủ đề mang tên là:” Kỹ năng giao dịch thư tín trong kinh doanh”

Với mong muốn, sau khi trình bày, chúng tôi có thể truyền đạt những điều căn bản và cốt lõi nhất đến kĩ năng Viết nói chung và kĩ năng giao dịch thư tín nói riêng với tất cả các bạn.

• Slide mở đầu!

Trước hết, hãy cùng Mai tìm hiểu xem những điểm quan trọng nổi bật nào mà kĩ năng viết mang lại nhá!

• Silde tầm quan trọng của Kĩ năng Viết.

1. Nếu có kĩ năng Viết tốt, điều đầu tiên bạn mang lại chính là “ Sự cảm tình” với người nhận thông tin. Điều này thể hiện qua cả hình thức và nội dung:

• Nội dung tốt thể hiện qua

+ Bố cục chặt chẽ, thông tin sắp xếp hợp lí, khoa học.

+Ngôn ngữ thích hợp, cách hành văn trong sang.

• Hình thức thì sao?

Đó sẽ là:

+ K có lỗi chính tả, ngữ pháp, những lỗi tưởng chừng rất đơn giản ấy.

+ Trình bày sạch đẹp, trang nhã và lịch sự.

2. Bên cạnh đó, một bài viết tốt sẽ giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh.

Điều này thể hiện rất rõ qua việc bạn nộp hồ sơ xin việc, tuyển dụng ở vị trí nào đó. Mai tin chắc rằng trong thời điểm hiện tại, ở tất cả chúng ta, cũng có ít nhất một lần các bạn làm đơn xin việc, viết lá thư xin được tham gia một cuộc thi hay một câu lạc bộ nào đó hay là thư xin xét học bổng. Tất cả những ví dụ đó đều chứng minh cho chúng ta thấy được sự quan trọng của kĩ năng viết trong việc cạnh tranh với ai đó.

Hãy ví dụ: Mai còn nhớ đã từng nộp đơn vào… Mai đã thật sự băn khoăn làm sao để viết được một CV tốt, và làm cho mình trở nên nổi bật. Nhưng cuối cùng thì Mai đã làm được bởi chính việc thể hiện thái độ chân thành trong từng câu văn của mình, thẳng thắn nói ra những gì là của mình. Đó thật sự k là j cao siêu nhưng nó thể hiện được kĩ năng viết của mình.

Điều này cũng sẽ rất wan trọng cho những ai có những ý tưởng, những điều rất hay…muốn được thể hiện với mọi người. Tuy vậy, khi viết ra thì ý tưởng đó lại chẳng có j đặc biệt. Đó là vì chúng ta đã k biết cách vận dụng kĩ năng viết hiệu quả.

3. Riêng xét về phía mặt kinh doanh, kĩ năng viết tốt được vận dụng trong những lá thư chào hang, thư thuyết phục, thư cám ơn…hoàn toàn là lợi thế để bạn có thể giữ được Khách hàng, đối tác cũng như giành những khách hàng mới.

Cho dù ngày này phương tiện điện tử đã xuất hiện như một công cụ tiện lợi và tiết kiệm chi phí nhưng những lá thư “thương mại” vẫn đang chiếm vị thế không j so sánh được.

Đó là “vị sừ tài ba” của doanh nghiệp và thế giới bên ngoài.

4. Cùng với đó, đó là những lợi ích đến từ : lưu trữ, kiểm soát…

Chúng ta đã thấy kĩ năng Viết quan trọng như vậy, thế còn Thư tín thì ra sao?

• Thư tín là gì?
• Slide khái niệm cùng hình!

Thư tín là khái niệm không xa lạ với chúng ta, nhưng trong kinh doanh, vai trò của thư tín được thể hiện rất rõ ràng và hầu như không thể thiếu trong quá trình làm việc.

• Thứ nhất, đó là với tổ chức và cá nhân

Nếu kĩ năng Viết đóng vai trò quan trọng trong Giao tiếp kinh doanh, thì Thư tín chính là phần cốt lõi của Giao tiếp Viết. Với những nhà làm công tác quản trị thì giao tiếp Viết đòi hỏi họ phần lớn thời gian. Với những mối quan hệ càng sâu rộng và lớn mạnh, thì nhà quản trị càng phải vận dụng nó một cách hiệu quả: viết cho đồng nghiệp, cho nhà cung cấp, cho khách hàng…

Và có điều chắc chắn rằng, nếu viết tốt bạn sẽ đem lại lợi ích rất lớn cho công ty.

• Thứ hai, thư tín cũng quan trọng cả nội dung và hình thức

Cũng giống như phần trên Mai đã trình bày, một bức thư tín phải đồng thời đảm bảo được 2 yếu tố trên. Vì:

+ Thư tín thể hiện phong cách và cả văn hóa của công ty đó hay là cả đất nước với đối tác nước ngoài.

+ Bên cạnh việc phân tích người nhận, đúng quy trình viết thông điệp, người viết phải chú trọng đến việc thể hiện phong cách người viết. Một phong cách càng ấn tượng sẽ càng giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu.

HÌNH THỨC

Thời đại công nghệ đã khiến thư điện tử trở nên phổ biến với các nhà doanh nghiệp, tuy vậy chúng ta vẫn sẽ chú trọng đến hình thức của lá thư truyền thống. Hãy cùng Mai lướt qua phong bì của một lá thư.

• Bìa thư

Vậy thì bố cục, những mục đề chính của một lá thư thì sao?

Hãy cùng Mai theo dõi một đoạn clip này nha.

• Xem clip 1.

QUY TRÌNH

Và như vậy, chúng ta đã điểm qua những điểm chính nhất của hình thức một là thư, chắc chắn tại lúc này, các bạn cũng đang rất nóng lòng muốn biết điều cốt lõi nhất của lá thư. Vâng, Mai k để các bạn đợi lâu nữa, hãy củng Mai đi tiếp đến phần Quy trình viết thư nha.

Mai vẫn còn nhớ, đã từng đọc một câu nói rất nổi tiếng :” If writing must be a precise form of  communication, it should be treated like a precision instrument. It should be sharpened, and it should not be used carelessly”. Tạm dịch là :” Nếu kĩ năng viết là một phần quý giá của giao tiếp thì nó phải được đối xử như là công cụ thật quý giá. Nó có thể được gọt dũa, nhưng nó k được dùng một cách bừa bãi.”

Qua câu nói trên, chúng ta nhận thấy rõ rằng, để viết tốt, bạn cần nắm rõ những quy tắc của nó, cũng như hiễu được quy trình chặt chẽ .Có rất nhiều cách để viết một lá thư, một thông điệp, nhưng quy trình chung nhất vẫn là quy trình 5D gồm 5 bước.

B1: Determing the End(s) and the Means: Xác định mục đích và cách đạt  được mục đích

Đây là bước đầu tiên và thật wen thuộc với mỗi chúng ta. Bạn phải biết bạn viết j?và viết để làm gì?

Và sau đó, chúng ta sẽ tiếp tục với bước thứ 2.

B2: Defining the Reader and the Situation: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan

Tuy chỉ là B2, nhưng theo đánh giá  của cả nhóm, đây là Bước wan trọng nhất, một bước mang tính quyết định đến sự hiệu quả của một bức thư. Đây cũng chính là thông điệp xuyên suốt mà bất kì thông điệp nào, bức thư nào cũng không thể bỏ qua.

• Khi xác định được người đọc, bạn hãy đừng quên xem xét bối cảnh diễn ra sự kiện (Thời điểm, tình hình kinh tế, chính trị – xã hội,… vào thời điểm ấy) và chọn cách xưng hô phù hợp.
• Chú ý: Nếu có nhiều người đọc thì bạn càng phải cẩn trọng hơn, ngay cả khi xếp thứ tự tên và địa chỉ của người nhận bạn cũng phải lưu tâm đến thứ hạng, cấp bậc, địa vị của họ. Nếu sai sót, bạn có thể làm mất lòng một số người và điều đó sẽ gây bất lợi cho bạn.
• Người đọc của bạn là ai? (Xác định được tiểu sử của người đó thì càng tốt).
• Trình độ văn hoá, ngoại ngữ, chính trị – xã hội, pháp luật,… của họ ra sao?
• Đặc biệt trình độ chuyên môn có liên quan đến lĩnh vực bạn viết thư, điện, thông báo như thế nào?
• Những mối quan tâm, kỳ vọng của họ đối với lĩnh vực bạn viết thư tín, thông báo…?
• Bạn mong muốn gì từ người đọc, sau khi họ đã đọc xong bức thư/ điện/ thông báo của bạn?

Nội dung của bước này, nếu nói một cách nôm na trong tiếng Việt ta, đó chính là:” Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng!”. Chúng ta càng hiểu rõ về người nhận, càng biết được bối cảnh và tình hình thì chúng ta sẽ đễ dàng điều khiển được mục đích lá thư ta mới gửi. Đây cũng mang ý nghĩa: “Bạn phải luôn đặt mình tại vị trí của người nhận”, chứ k phải bản thân ta –người đang viết thư. Tuy đây là bước wan trọng, nhưng lại là bước mà chúng ta vẫn rất thường bỏ wa, và là bước mà ta rất dễ mắc sai lầm khi tâm lí người viết vẫn chỉ luôn nghĩ về phía mình nhiều hơn. Và điều đó lại trở nên rất tai hại. Do đó, khi viết thư, các bạn hãy đặt tâm trí của mình thật nhiều vào bước này. Vỉ đơn giản là “An audience is never wrong”.

Sau khi đã hoàn thành B2, bạn sẽ bắt tay ngay vào B3.

B3: B3: Developing the Message: Viết phác thảo bức thư

Và sau đó, là Bước 4.

B4: Detecting Deficiencies: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót

Đừng coi thường B4, một bước mà giới trẻ chúng ta vẫn thường hay bỏ qua. Với những lỗi rất đơn giản nhưng cũng có thể là  con dao khiến bức thư của bạn trở nên thiếu hiệu quả.

Có rất nhiều lỗi mà ta thường mắc phải. Ví dụ 10 lỗi mà Gary Blake đã liệt kê, các bạn dễ dàng theo dõi trong tài liệu. Mai chỉ xin lưu ý về lỗi chính tả, lỗi mà ai trong số chúng ta cũng rất dễ mắc phải, nó có vẻ đơn giản nhưng lại đóng vai trò quan trọng. Vì nó có thể làm bạn mất mặt. Hãy nghĩ sao khi nhà kinh doanh muốn bàn thảo về những hợp đồng lớn lại mắc phải những lỗi chính tả cơ bản.???..Câu trả lời, Mai xin dành lại cho các bạn.

Và cuối cùng, sau khi hoàn tất mọi thứ. Đã là lúc để bạn Phát thảo bức thư.

B5: Distributing the Message: Phát hành bức thư.

CHIẾN THUẬT

Và để việc viết thư tín dễ dàng hơn, bạn sẽ có thể tự mình rút ra những chiến thuật cho riêng mình. Nhưng tại đây, Mai sẽ giới thiệu cho các bạn Chiến thuật mang cái tên cũng rất thú vị. Đó chính là :”Chiến thuật GIRO”.

4 chữ cái đại diện cho 4 yếu tố quan trọng mà bạn cẩn phải chú tâm. Đó chính là:

Gaining attention: Tạo sự chú ý

Increase desire: Tăng thêm sự mong muốn

Reducing resistance: Giảm bớt khó khăn, trở ngại

Orchestration action: Lên kế hoạch hành động

Cùng với tuân theo chiến thuật, thì chúng ta cũng cần tuân theo những nguyên tắc trong kinh doanh:

• Nguyên tắc Stars:
• S – Specific (Chính xác, cụ thể).
• T – Thoughtful (Cẩn trọng).
• A – Affirmative (Khẳng định, quả quyết).
• R – Respectful (Kính trọng).
• S – Simple (Đơn giản)
• Nguyên tắc 5C hay là nguyên tắc ABC…

Tất cả mọi nguyên tắc sẽ giúp bạn phần nào trong quá trình thực hiện Viết một lá thư. Nhưng xin lưu ý, nguyên tắc hay chiến thuật cũng đều chỉ là công cụ. Muốn viết tốt sẽ k có cách nào tốt hơn là sự trau dồi và linh hoạt của bạn. Và để hiểu kĩ càng hơn. Mai xin giới thiệu người bạn thuyết trình tiếp theo của nhóm chúng tôi. Bạn Lê Hoàn Tri, sẽ trình bày cho các bạn về thông điệp Tích cực và trung lập.